8 Gründe für Office 365 im EZH

Ein paar von Euch wissen es ja: Zwischen meinem Studium und meinem Einstieg bei iWorG war ich knapp anderthalb Jahre im Fachhandel beschäftigt. Als junger Shopleiter stand ich täglich vor neuen Herausforderungen, musste aber auch das Tagesgeschäft unter Kontrolle haben. Nun arbeite ich seit über einem Jahr mit Office 365 und sehe dadurch im Nachhinein, wie hilfreich vieler der Microsoft-Tools für meine damalige Arbeit gewesen wären…

Beruflich kenne ich sowohl den stationären Einzelhandel, als auch den Online-Handel recht gut, da ich schon in beiden Bereichen gearbeitet habe. Bei meiner letzten Anstellung als Filialleiter bei einem Motorrad-Bekleidungs-Handel konnte ich die Auswirkungen, die der E-Commerce auf den Handel hat, am eigenen Leibe spüren. Im digitalen Zeitalter kämpfen alle Handels-Branchen mit Riesen wie Amazon und eBay um die Gunst der Kunden. Der Einzelhandel versucht dabei verzweifelt mit der Digitalisierung schritt zu halten, doch die Etablierung eines parallelen Online-Shops oder Click-and-Catch-Optionen sind nur verzweifelte Versuchen, den Feind im heimischen Gebiet anzugreifen.

Digitale Kollaborations-Lösungen, wie beispielsweise Office 365, bieten neue Lösungen für Händler und Verkäufer, um den Arbeitsalltag effektiver und gewinnbringender zu gestalten. Wenn Du Dir ein bisschen Zeit nimmst, um diesen Artikel zu lesen, erkläre ich Dir anhand von verschiedenen Fallbeispielen, wie Dein Handels-Unternehmen von Office 365 ganz konkret profitieren kann – egal, ob es sich dabei um eine große Kette oder um einen individuellen Laden handelt.

1. Mit StaffHub Schichtpläne erstellen und teilen

Schichtpläne zu erstellen ist meiner Meinung nach ziemlich nervig. Unter Umständen muss man alle seine Mitarbeiter zusammen rufen, erstellt dann händische Pläne, die nach einigen Änderungen unübersichtlich und unordentlich wirken, und die man eventuell auch noch an die Zentrale weiterleiten muss. Mit MS StaffHub gestaltet sich das ganze Procedere übersichtlicher und transparenter. Der Clou: Mitarbeiter laden sich die StaffHub-App auf Ihr Smartphone runter, behalten ihre Arbeitseinsätze selbst im Überblick und können Tage sperren oder Schichten zum Tausch frei geben. Die 5,20€ im Monat für eine Essential-Lizenz kann man dabei leicht in die Personalkosten mit einplanen.

2. Mit Planner Aufgaben Transparent machen

Ich war im Laden die meiste Zeit damit beschäftigt, terminierte Aufgaben aller Art im Auge zu behalten: Kundenbestellungen, Aktionszeiträume, Umbauten, etc. Die Unterstützung der IT belief sich dabei auf Open-Source-Lösungen, weswegen wir auf Papier auswichen; oder besser: Eine unübersichtliche Zettelwirtschaft. Mit MS Planner wäre das Ganze um einiges einfacher und übersichtlicher gewesen.
In Planner lassen sich Aufgaben – auch mit Unterzielen – erstellen, terminieren und Mitarbeitern zuteilen. Verschiedene Planner und Buckets bringen Ordnung und Transparenz in die Aufgaben, und so kann man einfach alle Aufgaben als Team im Überblick behalten.

3. Mit Skype for Business effektiver telefonieren

Als Angestellter im Einzelhandel verbringt man mehr Zeit am Telefon, als einem Lieb ist: Man muss Rücksprachen mit verschiedenen Abteilungen in der Zentrale halten, Warenverfügbarkeit in anderen Filialen prüfen, Kunden informieren und vieles mehr.
Zumindest für die internen Gespräche hätte Skype for Business immense Vorteile gebracht: In der VoIP von Microsoft kann man nämlich nicht nur sehen, wer gerade am Arbeitsplatz ist, sondern auch durch den Verfügbarkeits-Statuts einschätzen, wie gut die Person erreichbar ist. Bildschirmfreigabe, Chat und Dateiversand sind dabei netten Zugaben.

4. Erfahrungsaustausch und Teambuilding mit MS Teams

In den anderthalb Jahren, die ich nun für iWorG unterwegs bin, hat sich Teams sowohl für uns, als auch für unsere Kunden, als wertvolles Tool für die Zusammenarbeit etabliert – gerade bei der Kollaboration virtueller Teams über mehrere Hundert Kilometer hinweg. 

Übertragen auf den EZH hätte Teams viele verschiedene Vorteile:

  • Bereitstellung von Schulungsunterlagen
  • Austausch und Kennenlernen der Store-Teams untereinander
  • Transparente Abklärung und Rücksprache mit der Zentrale
  • Schnelle Bereitstellung von einheitlichen Unterlagen
  • Schneller und direkter Kontakt mit verschiedensten Ansprechpartnern

Ach, ich könnte ewig so weiter machen. Teams ist die Wunderwaffe, von der Alle etwas haben.

5. Termine mit Bookings

Ich bin schon länger der Meinung, dass der Fachhandel seine Beratung nicht verschenken sollte. Viel zu häufig habe ich meine wertvolle Zeit und mein Fachwissen in Kunden investiert, die dann doch lieber online kauften. Eine Beratungspauschale (bsp: 20 Minuten, 15€), die im Nachhinein auf den Einkauf angerechnet wird, würde den EZH wieder konkurrenzfähig machen. 
Mitt Bookings könnten Kunden diese Beratungstermine schon online buchen. Aber auch Lesungen im Buchhandel, Produktvorführungen oder Fachvorträge kann man mit Bookings verwalten.

6. Kaizala sagt WhatsApp den Kampf an

Viele Unternehmen haben mit Schatten-IT und Insel-Lösungen zu kämpfen. Das größte Problem ist dabei WhatsApp: Der Datenschutz ist, bei dem Messenger aus dem Facebook-Konzern, eine Katastrophe und auch die Administration seitens der Konzern-Zentrale fällt meistens mau aus, wenn Mitarbeiter diese verwalten.
Seit kurzem listet Office 365 nun Kaizala in seinem Paket auf. Dieser kleine Messenger bekämpft all die Probleme, die mit WhatsApp kommen.

7. OneNote als Alleskönner

OneNote ist das Notizbuch von Office 365. Dank seiner Architektur, und den damit einhergehenden Funktionen, kann es aber noch so viel mehr!
Es ist beispielsweise möglich, komplette Intranets oder QM-Handbücher in OneNote darzustellen. Man kann damit aber auch Store-Mitarbeiter unterstützen, in dem man Produktinformationen oder CD-Handbücher darüber bereitstellt.

8. Word, Excel, Powerpoint

Auch wenn diese drei Programme für viele ein alter Hut sind, möchte ich trotzdem noch kurz auf diese eingehen: In meinem Store musste ich aus Kosten-Gründen mit OpenOffice arbeiten. Und das war kein Spaß!
Mit Open-Source-Lösungen spart man zwar Geld, der Zeit-Verbrauch wächst aber schnell. Schlechte Bedienbarkeit, Datenverlust durch Abstürze und stundenlanges Googlen nach Funktionen gestalten die Arbeit mit ihnen als grausame Tortour. Und: Haben Sie schon mal versucht, eine PowerPoint oder ein Word-Dokument mit Open Office zu öffnen? Die meisten Dokumente konvertieren zu kubistischen Kunstwerken, und das Re-Formatieren dauert Stunden. 
Leider hatte ich aber Open Office fast täglich im Einsatz: Zum Layouten von Store-Material, als simples CRM System, zum erstellen des Kassenberichts etc. Mit den MS-Office-Lösungen wären mir viele graue Haare erspart geblieben…

Fazit

Handelsunternehmen, die im Moment noch darüber nachdenken Office 365 einzuführen, sollten diesen Schritt so bald wie möglich wagen, denn: Es profitieren sowohl zentrale wie auch stationäre Mitarbeiter davon. Aber Achtung: Ich empfehle im Vorhinein ausführliche Workshops, um Architektur und Funktionen von Office 365 gezielt und effektiv einzusetzen. Im Nachhinein sollte man so bald wie möglich Store-Manager und Verwaltungs-Mitarbeiter schulen, damit diese die neue Software auch annehmen und nutzen lernen.

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