Kommunikation in virtuellen Teams

Die globale Digitalisierung und die Dezentralisierung von Prozessen verändern schon seit längerem die Zusammenarbeit von (Projekt-)Teams in den Organisationen. Unsere neue Arbeitswelt wird durch Microsoft Office 365 hervorragend unterstützt. Wir arbeiten mit Skype for Business, Kaizala (das Datenschutz sichere Whatsapp von Microsoft) Sharepoint, Teams, Planner und anderen nützlichen Apps, um zum Beispiel Personal einzuzuplanen oder unseren Fuhrpark zu managen. 

Diese Informations- und Kommunikationstechnologie will nicht nur verstanden, organisiert und beherrscht werden: Sie verändert auch die bisher gewohnten Strukturen unserer Arbeitsweise; wenn wir davon ausgehen können, dass unsere Teams mit dieser Software sehr gut umgehen können. Denn die Mitglieder sind nicht nur räumlich, sondern oft auch durch Ozeane oder Kontinente voneinander getrennt, und kommunizieren und kooperieren daher ausschließlich über diese Apps miteinander hier spricht man von virtuellen Teams.  

Diese Art der Zusammenarbeit findet nicht mehr wie gewohnt von Angesicht zu Angesicht statt und verlangt daher von den Mitarbeitern und Teamleitern neue Kompetenzen. Wichtig sind dabei auch die Teamidentität und das gemeinsame Ziel vor Augen.

Gilt das nicht auch für konventionelle Teams?
Nein: Herkömmliche Teams entwickeln eine gemeinsame Identität durch viele gemeinsame Rituale: Das morgendliche Treffen auf dem Firmenparkplatz, der gemeinsame Gang in die Kantine, oder das Zusammentreffen in der Kaffeeküche…

Ein schwieriges Thema für virtuelle Teams kann daher oft die Kommunikation sein: Traditionelle Teams haben eine horizontale Kommunikation – im Büro, Kaffeeküche, Aufzug usw. – . Im virtuellen, ja sogar internationalem, Team könnte es so ablaufen: Der Hamburger Teamkollege schreibt ein Mail an seinen englischen Kollegen in London: „Der Kunde drängt! Die Modifikationen sind unverzüglich vorzulegen!“ Diese klar formulierte Bitte bringt einen Briten auf die Palme: Was fällt dem Deutschen ein! Was für ein Befehlston! Hat diesen Kraut jemanden über Nacht zum Generaldirektor befördert!Der Engländer stellt sich stur und lässt das Mail erst einmal 2 Tage liegen. Auf Anfrage nach 2 Tagen von dem Deutschen, braucht der Engländer angeblich noch fehlende Daten. Unverzüglich – so schnell wie möglich – weil der Kunde ihm im Nacken sitzt!! 

Merken Sie es? Wir haben hier nicht nur die normale Kommunikation, sondern auch noch die interkulturelle Kommunikation. Wie gehen unterschiedliche Kulturen mit bestimmten Situationen um? Hier spricht man von Kulturgrammatik oder Kulturstandards. Und diese haben eine nicht zu unterschätzende Auswirkung auf unser Team. Hier ein paar Beispiele: 

Unsere Teammitglieder können eine unterschiedliche Auffassung und Vorstellung von Führung und Mitsprache haben. Sie können Ich-bezogen sein oder das Wohl der Gruppe im Auge haben. Das wirkt sich im Arbeitsstil im Grad von Autonomie und Kooperation aus. 

Wie verhält es sich mit den Rollen von Mann und Frau? Das hat Auswirkung auf die Kooperationsfähigkeit der Mitglieder und den Wunsch Informationen zu teilen. 

Wie gehen die Mitarbeiter mit unsicheren oder unklaren Situationen um? Je nachdem braucht der Eine mehr Regeln und vordefinierte Prozesse als der Andere. 

Wie ist es vom Planungsverhalten? Denken Mitarbeiter voraus in die Zukunft oder nur bis zur nächsten Mittagspause?

Unser Hamburger und unser Brite haben sich gegenseitig nie persönlich kennengelernt und auch nicht ihren Kommunikationsstil und Kulturgrammatik – und wir befinden uns immer noch in Mitteleuropa! Stellen Sie sich vor, wir hätten noch einen SüdspanierIn, einen ItalienerIn und einen BayernIn im Team

Und dann gibt es noch die verschiedenen Phasen eines Teams; die bekannte Teamuhr:
Forming: Das Kennenlernen
Storming: Man rauft sich stürmisch zusammen
Norming: Man einigt sich auf gemeinsame Ziele, die Vorgehensweisen, einen Platz im Team
Performing: Erst jetzt kann ein Team Spitzenleistung abgeben 

Viele Probleme kann man verhindern oder zu kleineren Problemchen machen. Das Wichtigste dazu wird jedoch leider sehr, sehr selten bedacht: Eine gut durchdachte Kickoff-Veranstaltung! Mit einem persönlichen Kennenlernen, Team-building, Trainings für interkulturelle Kompetenz, festgelegten Kommunikationsregeln, dem Festlegen von Mission- oder Team-Statements und noch vielem mehr.

Je nach Dauer des Projektes wird diese Kennenlern- und Verständnis-Phase durch Team-Meetings an den verschiedenen Standorten verstärkt; auch die Einrichtung eines Online-Cafés kann ich Ihnen wärmstens empfehlen!

Klingt zeitaufwendig und kostenintensiv? Für Zahlenmenschen, die eine schwarze Null suchen, kann dieser Eindruck entstehen. Erfolgreiche Führungskräfte haben aber schon den unschätzbaren Wert solcher Maßnahmen erkannt und verbuchen Softskills dieser Art als immaterielles Kapital: Ein Investment in die Kultur eines zukunftsfähigen Unternehmens.

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