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So organisieren Sie Ihr Team im Homeoffice

Alexander Fiedler

Sie wollen Ihr Team aus dem Homeoffice heraus organisieren und motivieren? Mit den richtigen Routinen, Werkzeugen und etwas Disziplin gelingt Ihnen dies auch kurzfristig.

Wenn viele oder alle Mitarbeiter*innen für unbestimmte Zeit ins Homeoffice gehen, wie es aktuell der Fall ist, fallen viele bekannte Kommunikations- und Arbeitsroutinen weg, die bis zu diesem Zeitpunkt das Leben im Büro bestimmt haben. Nun sitzt Jede*r für sich am Schreibtisch und starrt bei dröhnender Stille auf einen Bildschirm. Deshalb ist es notwendig, schnell neue Rituale für Ihr virtuelles Team zu entwickeln, die den Kolleg*innen wieder Struktur und Motivation geben.

Ein wichtiges Instrument dafür sind virtuelle Besprechungen. Der Kontakt untereinander ist nicht nur analog ein Quell für Ideen, Ansporn und Wertschätzung: Digitale Besprechungen können hier genauso gut Abhilfe verschaffen, auch (oder gerade deshalb) weil sich dabei alle Team-Mitglieder in Ihrer Komfortzone befinden, und sich keine Gedanken um Kinderbetreuung oder ähnliches machen müssen. Sie sollten daher täglich miteinander in Konferenzen zueinander Kontakt haben, ohne dabei in einen Überwachungsmodus zu verfallen. Bieten Sie vormittags eine kurze Besprechung an, bei der Sie sich gegenseitig über Ihren Arbeitsstand informieren können und sich auch mit Kolleg*innen über die Gefühlswelt in der neuen Situation austauschen können. Auch gemeinsame Mittagessen per Videokonferenz fördern den Austausch und ein Gefühl der Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass Sie diese Angebote immer unverbindlich halten: Manche Kolleg*innen sind im Homeoffice auch mit anderen Herausforderungen – wie Kinderbetreuung oder Einkaufsfahrten – beschäftigt, und können diese Angebote vielleicht nicht immer wahrnehmen. Zusätzlich sollte man auch akzeptieren, dass im Homeoffice jede*r andere Produktivzeiten hat.

Anders verhält es sich mit Arbeitsbesprechungen: Wenn Sie möchten, können Sie natürlich verpflichtende Besprechungen für sich und Ihr Team festlegen. Die Zeiten hierfür sollten allerdings rechtzeitig kommuniziert und mit Ihrem Team abgesprochen werden. Wenn Sie am Vorabend eine Besprechung für sieben Uhr des Folgetages ansetzen, wird dies nicht viel Begeisterung hervorrufen. Wenn Sie die Umstände Ihrer Mitarbeiter*innen berücksichtigen, können Sie für ein Nicht-Teilnehmen eine triftige Begründung einfordern. Solche Pflichttermine sollten sich aber auf zwei bis drei Sitzungen in der Woche beschränken.

Um Aufgaben, Projekte und Ziele gemeinsam im Blick behalten zu können, müssen Sie sich im Homeoffice neue Gewohnheiten und Software-Tools aneignen. Ihnen fehlt nun die gemeinsame Pinnwand, die Magnettafel oder das Whiteboard, auf der Sie bisher den Überblick behalten haben. Die Zettelwirtschaft, so lieb man sie auch gewonnen hat, hat im Homeoffice allerdings ausgedient. Am übersichtlichsten sind Lösungen wie Trello oder MS Planner: Sie bieten übersichtliche Buckets, Aufgabenkarten und die Möglichkeit, Teammitglieder einzelnen Aufgaben zuzuteilen. So behalten Sie und Ihr Team auch weiterhin Aufgaben und Ziele im Überblick.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesen Tipps etwas inspirieren. Wenn Sie Fragen haben, oder einen Prozess im Homeoffice abbilden wollen, wenden Sie sich gerne an uns oder besuchen Sie unsere Homeoffice Schnellhilfe!

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