Sind sie plötzlich im Homeoffice und stehen plötzlich einer komplett neuen Arbeitssituation gegenüber? Wir möchten Ihnen hier einige Ratschläge geben, die Ihnen helfen sollen im heimischen Büro anzukommen und sich zu organisieren.
- Routine, von Anfang an
Wir Menschen sind kleine Gewohnheitstierchen. Um eine gewisse Regelmäßigkeit und auch Disziplin zu gewährleisten, sollten Sie sich auch für das Homeoffice einen gewissen Ablauf überlegen. Legen Sie für sich Arbeitszeiten fest, an denen Sie sich orientieren können und bestimmen Sie einen festen Ort, an dem Sie Ihrer Tätigkeit nachgehen. - Den richtigen Platz finden
Gerade wenn Sie zur Betreuung der Kinder zuhause bleiben, ist der richtige Platz ausschlaggebend. Machen Sie den Kleinen freundlich und liebevoll klar, dass sie zu gewissen Zeiten Ruhe brauchen und sie sich derweil selbst (und ggf. leise) beschäftigen sollen. Wenn Sie in Ihrer Wohnung ein eigenes, kleines Büro haben, dann sollte dies auch Ihr präferierter Arbeitsplatz sein. Vielleicht können Sie auch auf das Esszimmer ausweichen, Hauptsache ist sie haben eine Tür oder anderweitige Abschottungsmöglichkeiten. Stellen Sie aber sicher, dass Sie Ihren Arbeitsplatz nicht jedes Mal komplett räumen müssen, wenn das Abendessen ansteht. - Hören Sie Musik
Sollten Sie keinerlei Möglichkeiten haben, sich räumlich zu distanzieren, empfehlen wir gute Kopfhörer! Beim Musikhören können Sie sich besser konzentrieren, als bei einer unbeständigen Geräuschkulisse. Am besten eignen sich Künstler*innen, die auf viel Text verzichten: Klassische Musik, Jazz oder auch Elektro eignen sich besonders gut. - Quälen Sie sich nicht
Homeoffice soll auch ein bisschen Spaß machen und Ihnen Flexibilität bringen. Es spricht also nichts dagegen, Ihren Einkauf auf den Vormittag zu verlegen, zwischendurch mal eine Waschmaschine anzumachen oder mit den Kindern eine Folge “Sendung mit der Maus” zu schauen. Auch Ihre Chefetage weiß, dass Sie im Homeoffice keine acht Stunden am Tag arbeiten werden. Das ist auch gar nicht nötig: Meist arbeitet man im Homeoffice viel effizienter als im Büro und gleichzeitig gilt: Besser schaffen Sie 50% im Homeoffice, als gar nicht arbeiten zu können. - Stellen Sie die Infrastruktur sicher
Für eine erfolgreiche Heimarbeit brauchen Sie im Idealfall nur einen Laptop, schnelles Internet und – falls Sie noch keine VoIP-Lösung verfügbar ist – ein Telefon. Stellen Sie ggf. mit Ihrer IT-Abteilung sicher, dass Sie eine funktionierende VPN-Leitung haben und bitten Sie eine*n Kolleg*in Ihr Telefon umzustellen. Bemächtigen Sie auch eine Person im Büro dazu, Ihre Post zu öffnen. Für die normalen IT-Probleme sollten Sie aber Ihren Helpdesk später nicht überlasten: Tante Google und Onkel Eigeninitiative sind manchmal die schnelleren Berater… - Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz vor
Das schwierigste an der Heimarbeit ist es, sich hinzusetzen. Ist das geschafft, müssen Sie nur sitzenbleiben. Jedes Mal, wenn Sie aufstehen, verlieren Sie wieder Ihren Fokus auf Ihre Aufgabe. Stellen Sie also sicher, dass Sie alles am Platz haben, was Sie benötigen: Ladekabel, Bildschirmbrille, Maus und Maus-Pad, Eine Kanne Kaffee oder Tee, sowie Ihre benötigten Unterlagen und Schreibmaterial. Erst wenn Sie alles Benötigte aufgebaut haben, setzen Sie sich hin und fahren Ihr Notebook hoch. - Stehen Sie auf
Gerade schreiben wir noch darüber, wie schwierig es ist sich hinzusetzen, und dann wollen Sie zum Aufstehen bewegen? Ja, denn regelmäßiges Aufstehen und Bewegen ist wichtig für Ihre Muskulatur. Sie sollten stündlich für fünf Minuten aufstehen, sich strecken, etwas bewegen und mal zum Fenster hinaus schauen. Gerade wenn Sie eine Aufgaben abgeschlossen haben, hilft dies Ihrem Gehirn einen Schlussstrich zu ziehen. Außerdem verhindern Sie, dass sich Muskulatur und Skelett versteifen und verspannen. Ihre Mittagspause sollten Sie auch für einen kurzen Spaziergang nutzen. Darüber freuen sich auch Ihre Hunde und Kinder! - Nutzen Sie Kalender und ToDo-Listen
Es hilft Ihnen enorm, wenn Sie lernen Ihre Aufgaben effizient zu verwalten und einen Überblick zu behalten. Hierzu gibt es verschiedene Wege, weswegen ich Ihnen hier meine Arbeitsweise vorstelle: Ich lege zuerst alle meine Aufgaben in MS Planner an, um mir einen Überblick zu verschaffen. Sie können hierzu aber auch Zettel an einer Wand oder ein anderes Tool nutzen. Wichtig ist nur, dass Sie bei jeder Aufgabe folgende Punkte auf einen Blick im Auge haben: Aufgabentitel – Deadline – Veranschlagtes Zeitbudget – Dringlichkeit – Unteraufgaben. Jede Aufgabe bekommt dann ein eigenes Post-It oder eine eigene Karte im Planner. Wenn eine neue Aufgabe auf Sie zukommt, legen Sie für diese eine Karte an und legen sie erstmal zur Seite. Nun verschaffen Sie sich jeden morgen einen Überblick über Ihre offenen Aufgaben und suchen sich erstmal nur jene heraus, die sie realistisch auch schaffen können und wollen. Sollten Sie (weit) vor Feierabend fertig sein, wiederholen Sie diesen Auswahlprozess (Ich nutze hierfür die ToDo-Funktion von Office 365). Alle Karten, die es nicht in Ihre Auswahl geschafft haben, wandern erstmal zur Seite. Durch diese Methode werden Sie nicht von der Flut an offenen Aufgaben erschlagen werden. Dies passiert übrigens auch oft, wenn man sich allumfassende ToDo-Listen schreibt. Ergebnis ist dann, das man meist gar nichts macht. - Die Lust ist raus? Feierabend!
Flexibles Arbeiten unterscheidet sich in einem Punkt ganz massiv von der Präsenz Arbeitszeit: Es schaut Sie niemand dumm an, wenn Sie früher Feierabend machen. Wenn um drei Uhr nachmittags die Luft raus und die Konzentration verflogen sind, dann klappen Sie Ihren Laptop zu und kümmern sich um Ihr Privatleben. Vielleicht haben Sie ja abends oder am Wochenende einen kreativen Motivationsschub. Kurz: Arbeiten Sie wann Sie können, nicht wann Sie sollten. Letztendlich profitiert auch Ihr Arbeitgeber von Ihren Produktivzeiten, und nicht von der totgeschlagenen Zeit vorm Laptop. - Stellen Sie die Arbeit hinten an
Die derzeitige gesundheitspolitische Lage wir vom bayerischen Ministerpräsidenten Söder als “außergewöhnliche Krise” (BR, 16.03.2020 10:20) bezeichnet. Das heißt für Sie konkret: Ihre persönliche Sicherheit und das Wohlergehen Ihrer Familie muss vor den Bedürfnissen Ihres Arbeitgebers stehen. Sollte also eine ältere Nachbarin Hilfe beim Einkaufen benötigen, oder das Anstehen in der Supermarkt etwas länger dauern: Behalten Sie einen kühlen Kopf und reden Sie sich selbst keine Schuldgefühle ein! Ihr Chef steht zuhause bestimmt vor ähnlichen Herausforderungen…
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Bis zum Ende der aktuellen Krise wollen wir so viele Menschen wie möglich im Homeoffice und beim Arbeiten in der Cloud unterstützen. Wir bieten daher von nun an Live-Q&As und Webinare zu diesen Themen kostenlos auf unserer Facebook-Seite an. Eine Teilnahme an den Webinaren ist natürlich auch ohne Facebook möglich. Melden Sie sich hierfür einfach bei uns.
Schnellhilfe Homeoffice: 10 Tipps für den Einstieg