Ich weiß nicht wie es Ihnen geht, aber wenn ich das Wort “Team” höre, muss ich immer an den Kalauer “Toll ein Anderer macht’s” denken. Gerade Projekt-Teams haben oft diese Mentalität, was daran liegt dass Arbeitsprozesse nicht für alle Mitglieder transparent sind. Auch entsteht bei Projekten selten ein richtiges Wir-Gefühl, da man sich vielleicht alle zwei Wochen sieht und ansonsten isoliert in seiner Fachabteilung sitzt.

Microsoft Teams verschafft hier Abhilfe, denn es ist für die tatsächliche Zusammenarbeit optimiert. Wie genau das Power-Tool von Microsoft funktioniert, möchte ich Ihnen im folgenden Artikel erklären.

Was ist denn dieses Teams?

Vielleicht hat Ihr Arbeitstag bisher in etwa so begonnen: Sie kommen morgens ins Büro, begrüßen die müden und mürrischen Kollegen und fahren Ihren Rechner hoch. Sie checken Ihre E-Mails, schauen in Outlook was der Tag so bringt und nach einer kleinen Selbstfindungsphase begeben Sie sich an Ihre Aufgaben. Nach einem 9-Stunden-Tag machen Sie sich dann wieder auf dem Weg nach Hause. Mit Teams verändert sich der Ansatz, wie Sie an Ihren Arbeitstag herangehen:

Die zentrale Herangehensweise ist nicht “Mein Arbeitstag an meinem Arbeitsplatz”, sondern “Meine Aufgaben zusammen mit meinem Team, egal wo ich gerade bin”.

Die Schaltzentrale von MS Teams

Nehmen wir mal WhatsApp als Ausgangspunkt. Partner, Freunde, ja ganze Familien informieren und koordinieren sich mittlerweile weltweit über diesen Dienst. (Auf Grund schwerer Mägen bezüglich Rechte und Datenschutz raten wir von WhatsApp im professionellen Umfeld dringend ab). Teams bietet die gleiche Funktionalität und nennt sie Unterhaltung. Da Teams wie WhatsApp ebenso auf allen mobilen Geräten läuft, fühlt es sich auch ganz ähnlich an.

Weil es aber in der Geschäftswelt manchmal ziemlich große Gruppen gibt, die wiederum unterschiedlichste Interessenschwerpunkte haben, gibt es auch sogenannte Kanäle. Wenn Sie beispielsweise an einem Bauprojekt arbeiten, könnte es einen Kanal für die Planung, einen für die Beschaffung, einen für den Rohbau, Ausbau usw. geben. Alle können sich zwar auch in den anderen Kanälen informieren und beteiligen, der Kniff liegt aber darin, dass man die wichtigen Kanäle favorisiert. So bekommt man die Nachrichten direkt angezeigt. Zum Beispiele auf dem Rechner als Hinweisfenster oder auf dem Smartphone als Mitteilung. Keine Sorge, Sie übersehen aber auch keine Neuigkeiten in Ihren Kanälen, denn sollten Sie etwas noch nicht gelesen haben, erscheint der Kanal als fett gedruckt.

Zusätzlich wird für jedes Team und die jeweiligen Kanäle ein Dateiordner angelegt, in dem die gemeinsamen Dokumente zur Verfügung gestellt und bearbeitet werden können. Gleichzeitig wird noch ein Wiki angehängt, indem das Team gemeinsame Notizen dokumentieren und diskutieren kann. Es kann aber auch als Glossar oder Orga-Handbuch dienen.

Interessant ist auch, dass Teams pro Kanal eine eigene Mailadresse zur Verfügung stellt. So hat man die Möglichkeit von überall Informationen, Links und Anhänge an das Team oder den Kanal weiterzuleiten.

Doch damit nicht genug:

In jedem Team gibt es auf einer allgemeinen Ebene und ebenso in jedem zusätzlichen Kanal die Möglichkeit über Registerkarten unterschiedliche Plug-Ins und Apps einzubinden und dem gesamten Team bzw. Kanal zur Verfügung zu stellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Hier einige Beispiele:

• Planner (agiles Planungstool)
• OneNote (Notizbuch mit umfangreichen Zusatzfunktionen)
• einzelne Office Dokumente
• Forms (Formulare welche im Hintergrund in Excel gespeichert werden)
• Stream (Videostreaming Plattform)
• oder auch Drittanbieter wie Mindmeister (MindMap-Tool) oder
• YouTube
• und andere

Kurzum: Ich kann mir themenbezogen Team-Räume schaffen und so funktional so zusammenstellen, dass alles vorhanden ist um im Team gemeinsame Ziele zu erreichen. Bislang habe ich allerdings nur von der Kernfunktion gesprochen. Abseits der Teamräume gibt es noch übergreifende Zusatzfunktionen, die Teams zur zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform machen.

Aktivitäten

Die Aktivitäten zeigen alle wichtigen Neuigkeiten innerhalb des Teams an. Besonders dann wenn Sie erwähnt wurden, auf Ihre Posts geantwortet wurde u.s.w.

Chat

Dieser dient dazu, sich auf der Teams-Plattform mit den Teammitgliedern direkt unterhalten zu können.

Besprechungen

Teambesprechungen bieten Personen in einem Kanal die Möglichkeit von einer Unterhaltung (Chat) zu einer spontanen Besprechung zu wechseln. Teambesprechungen beinhalten Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe. Sie haben immer einen Besprechungsort und benötigen keinen Raum oder Projektor. Wie Sie überhaupt jedes Teammitglied das gerade online ist, auch über das integrierte “Telefon” erreichen können. Wobei Gegensprechanlage für mich fast das bessere Bild ist.

Dateien

Die Dateien bieten zum einen Überblick über das, was in Office 365 von Ihnen in letzter Zeit bearbeitet wurde. Zum anderen kann man es aber auch konkret auf die Aktionen innerhalb von Microsoft Teams einschränken.

Es sei hier noch einmal erwähnt, dass alle Funktionen auch mobil – das heißt auch auf den Mobile-Devices wie Smartphones und Tablets – zur Verfügung stehen. In Bezug auf die oben erwähnten Funktionen bieten sich hier äußert interessante Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Und nun?

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Beitrag eine erste Idee von Teams geben. Wir finden hier eine Umgebung vor, die es uns ermöglicht Teams auf agile Art und Weise zu koordinieren und zusammen wirken zu lassen. Da es einfach zu handhaben ist, lädt es dazu ein sofort loszulegen. Und so sehr das auch Spaß macht – und es schade wäre den Schwung zu stoppen – ist dennoch etwas Vorsicht geboten:
Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Teams entsteht hier schnell ein Wildwuchs. Ganz zu schweigen von den Anforderungen der Dokumentationspflicht, Compliance und Datensicherheit. Die Einführung von Teams erfordert eine Balance zwischen dem Katalysator für Zusammenarbeit auf der einen Seite und dem verantwortlichen und sicheren Umgang mit der Plattform auf der anderen Seite. Ohne Konzept und klare organisatorische Regelungen, sollte man die Mitarbeiter nicht auf Microsoft Teams loslassen.

Nicht-Handeln ist auch keine Option: Wenn Sie es jetzt nicht anpacken, machen es die Mitarbeiter selber. Sie sind es gewohnt mit Facebook, WhatsApp, Trello und ähnlichem zu arbeiten und werden sich solche Wege suchen. Der Weg über die Microsoft Office 365 Plattform Teams ist immer noch der sicherste.

Natürlich freuen wir uns auch über Feedback zu diesem Artikel. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie sich gerne bei uns melden. Wir bieten Inspirations-Days an, zeigen Ihnen Teams und seine “Freunde”, wie Planner oder OneNote. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Einführung und entwickeln mit Ihnen Organisationsrichtlinien.

Liebe Grüße

Bernd Fiedler

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