Nichts ist nerviger als schlechte Technik.
Diese Erfahrung musste ich in den letzten 15 Jahren meines digitalisierten Lebens oft genug machen. Im folgenden Artikel möchte ich Dir erklären, warum es sich lohnt von Anfang an etwas Geld für gute Technik und durchdachte Software auszugeben. Dass diese Software von Microsoft kommt und Office 365 heißt, hätte ich bis vor Kurzem selbst nicht geglaubt.

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Doch satteln wir das Pferd mal von hinten auf, denn dies ist kein Marketing-Beitrag a la „8 Gründe, warum Startups Office 365 nutzen sollten!“
Du fragst Dich vielleicht, wer Dir hier etwas zum Thema Unternehmensgründung und Kollaboration erzählen möchte. Mein Name ist Alex, ich bin 27 und habe Kommunikationswissenschaft studiert. Während meinem Studium war ich an zwei Gründungsprojekten beteiligt (,die beide eher geringen Erfolg hatten). Ich bin in der lokalen Startup-Szene vernetzt und möchte meine Expertise und meine Erfahrungen an Dich und Andere weitergeben.

Viele Unternehmensgründer stehen der Herausforderung gegenüber, mit einem kleinen Budget möglichst viel erreichen zu wollen. Das Resultat daraus sind oft Patchwork-Kollaborationslösungen mit faszinierenden und erschreckenden Auswüchsen. WhatsApp wird als internes Kommunikationsmittel genutzt, Dateien in der Dropbox geteilt und die Kalenderlösung kommt von Google. Das wirkt nicht nur gegenüber potentiellen Kunden unprofessionell: Wie es bei diesen Produkten mit Datenschutz und Sicherheit aussieht, können nur diejenigen erahnen, die sich durch epische Lizenzbedingungen gewühlt haben.

+++ Spoiler Alarm: Es sieht nicht gut aus! +++

Ist die Gründung finanziert, werden nach und nach oft fancy Softwaresolutions wie Slack, Trello, Evernote, Wunderlist und Zoho angeschafft, man will ja „hipp“ sein. Hinzukommen noch Hosting und Intranet-Lösungen. Die Gesamtkosten sind nach einiger Zeit nicht mehr überschaubar, eine echte Kollaboration ist trotzdem nicht möglich und an einer kostenpflichtigen Office Lösung kommt man trotzdem nicht vorbei, wenn man anständige Textverarbeitung und formschöne Präsentationen möchte.

Für mich hat sich daher Office 365 als effiziente und günstige Lösung für Unternehmensgründung durchgesetzt und das, obwohl ich seit zehn Jahren Mac-User bin. Die Gründe hierfür sind zahlreich, aber schnell aufgezählt:

Microsoft Office 365 ist:
1. Bezahlbar
2. Skalierbar
3. Kommunikativ
4. Kollaborativ
5. Mobil
6. Reichhaltig
7. Zuverlässig
8. Einfach

Lass mich im Einzelnen darauf eingehen, oder klick Dich in Deinem Tempo durch! Ich möchte noch klarstellen, dass ich hier ausschließlich über das Office 365 Business Premium Paket spreche. Das Office 365 Business Paket ist zwar 1,20€ monatlich günstiger, diese sollte man allerdings dann auch noch übrig haben, um wirklich vernetzt arbeiten zu können.

1. Bezahlbar:
Und damit sind wir auch gleich beim wichtigsten Punkt. Im Jahres Abo kostet Office 365 10,50€ pro Monat und User. Bedenkt man die einzelnen Posten, die Microsoft damit ersetzt (Server, Hosting, uvm.), ist dies mehr als erschwinglich. In Berlin hieße das: Einen Cocktail weniger trinken.

2. Skalierbar:
Das Microsoft Office 365 Business Premium Paket (ein langer Name) ist auf maximal 300 Lizenzen ausgelegt (danach kann man den Enterprise plan buchen, aber wir backen mal kleine Brötchen). Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Ob man nun zu zweit oder zu zehnt ein Unternehmen gründet, spielt keine Rolle und auch einer schnellen Expansion sind keine Grenzen gesetzt. Die Kosten sind jederzeit kalkulierbar, ohne ein aufwändige IT-Abteilung implementieren zu müssen.

3. Kommunikativ:
Der Fluss und die Bündelung der internen Kommunikation ist von Anfang an so wichtig, wie der Strom für die Rechner. Office 365 bietet Deinem StartUp mit Teams, Yammer und Skype for Business mächtige und zuverlässige Tools für soziale Intranets, Teamverwaltung und Videokonferenzen. Tut mir einen Gefallen, und macht Euch von Anfang an Gedanken, wie ihr die interne Kommunikation strukturieren wollt. Ihr erspart Euch damit langfristig einige Ärgernisse.

4. Kollaborativ:
Von den klassischen Outlook-Funktionen mal abgesehen, ziehen von Anfang an ein paar Spannende Möglichkeiten in Dein Unternehmen ein, um die Zusammenarbeit neu zu gestalten. Dokumente können beispielsweise über OneDrive geteilt und zusammenbearbeitet werden, wobei komplizierte Ordnerstrukturen und lästige Versionirungen.03_2018_vers4_finalv2 verschwinden. Mit Teams erhaltet Ihr ein digitales Büro, in dem man sich austauschen und organisieren kann. Dadurch finde ich das Tool gerade für Startups spannend, die über mehrere Länder hinweg arbeiten oder sich am Anfang noch kein Büro leisten möchten.

5. Mobil:
Microsoft ist bemüht, sämtliche Dienste auch als Apps für alle gängigen, mobilen Betriebssysteme anzubieten. Gibt es die App noch nicht für Dein Smartphone, gibt es sie bald. Bis dahin ersetzt eine gute mobile Webseite den Dienst. Mit einem Baukasten Prinzip kann man dem Team sogar eigene Applikationen zur Verfügung stellen.

6. Reichhaltig:
Ich bin eigentlich kein Freund von monatlichen Bezahlmodellen, aber ich sehe ein, dass Microsoft Entwicklungskosten, Serverkosten und Personalkosten hat. Dort arbeiten auch nur Menschen, und ich muss sagen: Sie machen das ziemlich gut!
Ihr erhaltet sämtliche Office Anwendungen zur Installation für Euren PC, könnt Euch die Apps herunterladen oder direkt in der Cloud arbeiten. Es wirkt alles flüssig, bug-frei und es kommen ständig neue Funktionen, Kollaborationslösungen oder Performance-Verbesserungen hinzu. Ich hätte mir wirklich nie vorstellen können, dass ich mich mal so sehr über häufige Updates von Microsoft freuen würde!

7. Zuverlässig:
Ein Clouddienst, dem ich meine Daten und Dateien anvertraue, muss für mich verschiedene Attribute haben, da er ja eine eigene Serverfarm und eigensinnige Netzwerkadministratoren ersetzen soll: Sicher und Erreichbar. Hier können wir zwei Häkchen machen: Office 365 garantiert eine Erreichbarkeit von 99,9% (das sind 364,9 Tage im Jahr) und ein modernes fünfstufiges Sicherheitssystem (ich hab keine Ahnung was das heißt, aber es klingt gut). Dafür spart Ihr Euch ganz entspannt die Stromkosten für eigene Server, die Wartung dieser und die Panik bei einem plötzlichen Stromausfall!
Das der Datenschutz garantiert ist, muss ich wohl nicht extra erwähnen. Hier sollte ich auch noch einmal recherchieren wo unsere Daten liegen. Europa oder US?

8. Einfach:
Wenn ich erst eine Gebrauchsanleitung lesen oder eine IT-Abteilung aufbauen muss, wird es mir zu kompliziert. Ich hab auch keine Lust, jeden Mitarbeiter bei jedem Tool anzulegen. Office 365 unterstützt hier Pragmatiker: Mit wenigen Klicks sind neue Accounts angelegt, Rechte verteilt, Teams erstellt oder Dokumente geteilt. Die Bedienung des Backend erklärt sich dabei von selbst und lässt WordPress kompliziert erscheinen. Hinzu kommt ein ausgiebiger Support per Chat, Telefon und Mail. Man kann sich Anleitungen herunterladen, Webinare und Schulungen buchen.

Wow, was für eine lange Liste. Ich hab sie mir selbst kürzer vorgestellt. Ich bin Dir dankbar, dass Du solange durchgehalten hast: Es zeigt mir, dass Du Dir wirklich Gedanken um Dein Startup und dessen Unternehmenskultur machst. Mir persönlich ist das Thema eine Herzensangelegenheit, denn wie schon eingangs erwähnt: Es gibt nichts nervigeres als schlechte Technik. Sie behindert dich beim kreativen Arbeiten, kostet Dich Deine Lebenszeit und treibt Deinen Stresslevel in die Höhe.

Wenn Du jetzt immer noch am Lesen bist, lies bitte noch ein bisschen weiter. Wir von iWorG sind irgendwie auch eine Art Startup, da mein wir uns erst kürzlich aus unseren individuellen Beratungstätigkeiten zusammengeschlossen haben.
Wir möchten auch Dir helfen, Dein Unternehmen aufzubauen, und haben daher eine bitte: Lass Dich beraten!
Die Erfahrung zeigt, dass sich Unternehmen Beratung erst dann ins Haus holen, wenn die größten Fehler schon gemacht worden sind. Dabei ist Beratung nicht teuer, manchmal gibt es sie sogar umsonst; wie diesen Artikel. Ich beispielsweise habe keine Ahnung von Finanzen und Versicherungen. Ich bin zu einem Finanzberater gegangen und habe es noch keinen Tag bereut.

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Mein Plan ist es, bis zum ersten August 2018 ein E-Book zu schreiben, welches Startups helfen soll mit Office 365 gesund und effektiv zu wachsen. Ich werde darin Anwendungsfälle beschreiben, Dir Tipps geben und mit Dir eine Strategie entwickeln, wie Du Eure Unternehmenskultur nachhaltig prägst. Nach Veröffentlich schicke ich es Dir per Mail; danach wird es einen regulären Preis haben. Wie hoch dieser sein wird, kann ich Dir noch nicht sagen, denn schließlich will ja auch ich meine Arbeitsaufwand bezahlt haben. Bis dahin halte ich Dich mit der ein oder anderen Mail auf dem Laufenden und suche vielleicht auch persönlichen Kontakt zu Dir, um zu erfragen welche Themen dich für das Buch interessieren würden. Keine versteckten Kosten, kein Vertrag: Nur ehrlicher Austausch und ein kostenloses PDF gefüllt mit Wissen.

3. Wenn es bei Dir schon vorher brennt, dann schreib uns eine E-Mail. Stelle uns in dieser Dich und Dein Startup vor sowie Deine aktuelle Problematik beziehungsweise Fragestellung. Bitte gib auch gleich ein potentielles Beratungsbudget an. Mit all diesen Informationen kann ich Dir schnell ein individuelles Beratungspaket schnüren, das auf Deine Unternehmensgründung maßgeschneidert ist und schon kann es los gehen. Du erhältst auf jeden Fall ein Feedback zu Deiner Anfrage und vielleicht können wir ja scheinbare komplexe Fragestellung in wenigen Zeilen beantworten. Nicht jede Hilfe muss immer etwas kosten.

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Danke fürs Lesen und bis zum nächsten Mal,

Alex

Office 365 – Die Geheimwaffe für Startups
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