Kernthema: Usage – Communications & Collaborations

Es gibt eine Vielzahl an neuen Kommunikationslösungen und solche welche die Zusammenarbeit drastisch verbesserten. Doch leiden sie immer noch unter der Tatsache, dass sie zwar da sind aber nicht, nicht ausreichend, nicht richtig oder nicht sinnvoll genutzt werden. Obwohl die Lösungen zum Teil im Unternehmen vorhanden und lizensiert sind, stehen sie in der „Abstellkammer“ und warten auf ihren Einsatz. Woran liegt das?

Ich beschäftige mich seit nun mehr 20 Jahren mit dem Thema Wissen im Unternehmen. Wissens
management, lernende Organisationen und in letzter Zeit immer mehr mit Wissensarbeit an und für sich. Dabei begegnet mir gern das Phänomen, dass viele Entscheider zwar Wissen als wichtige, wenn nicht die wichtigste Ressource ansehen, aber dennoch nicht gewillt sind dafür auch einen entsprechenden Aufwand zu leisten. Aus meiner Erfahrung liegen die Vorbehalte irgendwo zwischen „Wissen ist ja eh da“ und „wasch mich aber mach mich nicht nass“.

Seit fünf Jahren bin ich im Umfeld von Skype for Business (ehemals Lync) und auch im Office 365 Adoption Management unterwegs. Und irgendwie scheint es als ob hier die gleichen Regeln gelten. Eigentlich kein Wunder, denn auch hier geht es um die Verteilung, Nutzung und Generieren von Wissen. Und obwohl es der Mehrwerttreiber Nummer 1 ist, fragen sich viele wieso man hier für Veränderungen sorgen sollte, denn es ging ja bisher auch.

Die Antworten hierfür sind aber durchaus erkenn- und nachvollziehbar.

  • Die Technik existiert und funktioniert jetzt.
  • Wenn es funktioniert wird es (früher oder später) auch gemacht.
  • Wenn es Andere machen, schaffen sie sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil.

Oder anders ausgedrückt: „Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben.“

Office 365

So wie sich Office in den letzten Jahren entwickelt hat wurde es zu deutlich mehr als eine Suite für Büroanwendungen. Durch die Verlagerung der Zentraltechnik in die Cloud und Möglichkeit der Anwendungsnutzung im Browser hat sich der Funktionsumfang deutlich vervielfacht. Insbesondere die Zusammenarbeit mit anderen Office Anwendern hat sich dabei deutlich verbessert. Office 365 besteht aus fünf Funktionsbereichen die wissensorientiertes Arbeiten unterstützen, allerdings verteilt über unterschiedliche Anwendungen und Plattformen.

  • Persönliches Informationsmanagement (PIM)
    (Kalender, Aufgaben, Notizen, Delve, Personen, OneNote)
  • Kommunikation
    (Skype for Business, Mail)
  • Kooperation
    (SharePoint, OneDrive, Planner, Yammer, Teams)
  • Anwendungen
    (Word, PowerPoint, Sway, Excel, PowerBI, Dynamics)
  • Plattformen und Services
    (Video, Store, Flow, PowerApps)

Die häufigste Art der Einführung von Office 365 die mir begegnet ist es, einfach Funktionen freizuschalten und zu sagen: „Nehmt Euch was Ihr braucht.“ Doch das ist so wie bei einer Party zu sagen: „Wer kommt ist da.“ Mag sein, dass das im Privatleben „cool“ ist, im betriebswirtschaftlichen Sinne ist es fatal. Zu viele Reibungsverluste und zu viel Chancen die auf der Strecke bleiben.

Zumindest bräuchte man hier Vorgesetzte, Team- oder Projektleiter die gegenüber ihrer Mitarbeiter eine genaue Vorstellung äußern wie und mit welchem Tool sie sich organisieren wollen. Doch auch hier scheitert es gerne schon.

  • Chefs sind in einer anderen „Arbeitsgeneration“ groß geworden.
  • Sie sind Chefs geworden, weil sie die alten Tools gut beherrschten.
  • Sie haben (berechtigte) Angst vor Kontrollverlust.

Also müssen wir den Kunden Lösungswege aus diesem Dilemma zeigen. Die Antwort darauf ist: Adoption Management

Change

Die Welt um uns herum hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert und sie verändert sich stetig. Themen wie „Digitalisierung“, „Industrie 4.0“ oder „New Way of Working“ sind keine Projekte für die man sich entscheiden kann oder nicht. Es sind Entwicklungen. Und eine Eigenschaft von Entwicklungen ist, dass sie sich schwer oder gar nicht aufhalten lassen.

Eine der größten Veränderungen in der modernen Arbeitswelt ist die Allgegenwärtigkeit des Internets. Dabei ist hier noch nicht einmal die schier unbegrenzte Informationsquelle gemeint, sondern die neuen Möglichkeiten der Kommunikation, Zusammenarbeit und der Arbeitsteilung. Im Bereich der Wissensarbeit geht dies massiv einher mit den Funktionen und dem Aufbau der meist verbreiteten Bürolösung in ihrer jüngsten Generation: „Microsoft Office 365“ und die zugehörige Kommunikationslösung „Skype for Business“.

Wer glaubt Office 365 löst nur die alten Versionen von Word, Excel und PowerPoint ab, oder Skype for Business ersetzt die Telefonanlage, gleicht einem Standweitspringer in einem Drei-Sprung-Wettbewerb. Kurzum: Die Richtung stimmt, aber die Reichweite ist unter ferner liefen.

Zwei archetypische Ängste beschäftigen Menschen, wenn sie mit Veränderungen umgehen müssen: „Was bedeutet das für meinen Arbeitsplatz, für meine Existenz?“ und „Welchen Aufwand bedeutet diese Veränderung für mich, beziehungsweise schaffe ich das überhaupt noch?“ Um Veränderung positiv zu gestalten, brauchen wir Antworten auf diese Fragen. Das ist die Herausforderung im Wandel und letztendlich auch um die Bereitschaft zu erhalten, in neuen Arbeitswelten arbeiten zu wollen.

Die Vision von der selbstlernenden Organisation

Warum soll ich mir als Unternehmer das antun? Warum sollte ich meine Mitarbeiter diesen Veränderungen aussetzen? Viele folgen dem ur-unternehmerischen Impuls des Geldeinsparens. Doch dieser wiegt sich gegebenenfalls gegen den Aufwand für die Veränderung wieder auf. Daher wäre es wichtig, noch einen „Anschubser“ draufzusetzen.

Wie wäre es mit der Vision einer Organisation, die aus sich selbst heraus funktioniert, sich ständig verbessert, Wachstum erzeugt und Gewinne realisiert. Sie passt sich verzugsarm und optimal an Veränderungen im (Markt-)Umfeld an und liefert die von den Mitarbeitern geschätzten Arbeitsbedingungen. Das geschieht nicht automatisch dadurch, dass man moderne Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen einsetzt, aber ohne sie wird es überhaupt nicht passieren. Solche Lösungen sind die Grundlage für das Schaffen einer modernen, attraktiven, agilen aber auch stabilen Arbeitswelt.

Von der Unternehmensstrategie zur Umsetzung

Als Unternehmen ist man zum einen immer auf der Suche nach Verbesserungen und zum anderen nach Möglichkeiten den sich stetig ändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Die Produktionsprozesse sind seit Jahren nach allen Regeln der Kunst optimiert und auf Veränderungen können diese meist sehr schnell angepasst werden. Wo noch viel getan werden kann ist in der Optimierung der Wissensarbeit. Die richtigen Leute, zur richtigen Zeit mit den richtigen Themen zusammenzubringen ist eine ständige Herausforderung. Hierbei hilft ein stringentes Management nur bedingt. Manchmal muss so etwas einfach passieren. Was man unternehmen kann, ist es möglich zu machen bzw. die Mitarbeiter zu befähigen diese Möglichkeiten zu erkennen und zu nutzen. Das hat viel mit Kultur und damit mit der Bereitschaft für Veränderung – von ganz oben – zu tun.

Um zu erkennen wo die Mehrwerte für Unternehmen und Organisationen in solchen Technologien stecken, ist es wichtig sich über das Geschäft der Zukunft und die damit verbundene Vision klar zu werden. Da sich das Kundenverhalten und der Anspruch an Dienstleistungen und Produkten verändert, müssen auch die Geschäftsstrategien angepasst werden. Mehr Flexibilität, Vernetzung, Individualität und Schnelligkeit werden in Zukunft selbstverständliche Kundenanforderungen sein. Um dem zu genügen, muss man im Unternehmen beginnen, dann wird das Ganze auch nach außen getragen.

Ziele & Zielgruppe

Partner

Partner sind oft sehr damit beschäftigt ihr Geschäft am Laufen zu halten. Ständig sind sie gefordert die aktuellsten Technologien zu verstehen und beherrschen zu können, um sie dann bei ihren Kunden zu verkaufen und zu implementieren. Da nehmen sich die User, welche die neuen Anwendungen und Funktionen nicht anwenden wollen wie Kollateralschäden aus. Dies war auch lange Zeit so und es ging auch irgendwie gut. Doch heute sind viele Leute für diese Technologien durchaus affin. Auch wenn sie sich nicht als IT-Spezialisten bezeichnen, so wissen viele was eine Cloud ist und was man, zumindest mit der DropBox, damit machen kann. Skype, Facebook oder WhatsApp haben Allgemeinbildungsstatus und das Mail ist für viele schon ein alter Hut. Das bedeutet, dass die Anwender anfangen mitzureden und nicht alles hinnehmen was sie vorgesetzt bekommen. Und, weil es mit dem Privatleben verglichen wird, bekommt das Thema im Geschäftsleben leicht eine Schieflage. Skype for Business, Yammer, Teams oder Outlook sind aber dennoch keine Selbstläufer.

Partner könnten hier unterstützen, damit der Bedarf beim Kunden erkannt und umgesetzt wird. Sonst wird sich der Kunde fragen, warum in aller Welt er hier jede Menge ungenutzte Lizenzen verkauft bekommen hat.

Kunden

Zielgruppe beim Kunden sind im Grunde alle Anwender die sich mit wissensnahen Tätigkeiten beschäftigen. Das bedeutet, Mitarbeiter die an Problemlösungen, Planungen, Innovationen arbeiten und/oder in Führungsfunktionen sind. Hier entstehen die größten Mehrwerte. Im Gegensatz hierzu ist die Integration der prozessualen Arbeit (z.B. Sachbearbeitung) auch nicht zu vernachlässigen. Jedoch ist die Integrationstiefe eine andere.

Besonderes Augenmerk gilt der Unternehmensleitung. Veränderungen in der Kommunikation und Zusammenarbeit bedeuten nicht nur Veränderungen in der Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch in der Unternehmenskultur. Dies kann man bewusst einsetzen, oder einfach geschehen lassen. Letzteres muss nicht negativ sein. Doch erst wenn man die neuen Technologien mit organisatorischen, infrastrukturellen und kulturellen Maßnahmen orchestriert, entstehen die gewünschten signifikanten Mehrwertschübe.

Vorgehen

  • Je nachdem in welcher Situation wir einsteigen, beginnen wir mit einer Visions-, Kultur- und/oder Strategieentwicklung.
  • Ein elementarer Fokus wird von unserer Seite auf die Wissensarbeit gelegt. Sie muss im Unternehmen genau analysiert werden. Denn hier entstehen die entscheidenden Mehrwerte.
  • Im nächsten Schritt werden User Gruppen identifiziert. Nichts hilft besser den Mehrwert spürbar zu machen, als es an konkreten Anwendungsfällen festzumachen.
  • Entwicklung eines Maßnahmenkataloges und Kommunikationsplanes und das entlang der oben genannten Eigenheiten eines Wandels.
  • Selbstredend begleiten wir auch die Umsetzung und sorgen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Spezial-Trainings: Mit Trainings von iWorG bekommen Sie keine „sprechende Bedienungsanleitung“. Wir gehen im Vorfeld sehr genau – und bei größeren Projekten auch im Rahmen eines Workshops – darauf ein, wie wir die besten Wege für Ihre Mitarbeiter in diese neue Arbeitswelt finden. Eine Schulung kommt erst am Schluss. Man kann so viel mehr tun um für eine breite Akzeptanz bei den Anwendern zu sorgen.

Bei unserem Vorgehen profitieren Sie von der Erfahrung aus unterschiedlichsten Projekten. Wir begleiten Skype for Business seit Lync 2010 und Office 365 seit über zwei Jahren. Das Kundenfeld erstreckt sich dabei sowohl über große Konzerne als auch über kleinere Mittelständler, quer durch alle Branchen.

Kick-off: Akzeptanzworkshop (Beispiel)

Als erste Orientierung kann einer unserer Akzeptanzworkshops dienen. Dabei hat sich folgender Ablauf als Erfolg bewährt (kann aber natürlich noch angepasst werden):

  • Vorstellung und Darlegung des Ausgangspunktes
  • Impulsvortrag Akzeptanzmanagement
  • Kurzpräsentation Skype for Business und/oder Office 365
  • W.A.T. Analyse bisheriger Projekte und Perspektiven für das anstehende Projekt
  • Maßnahmensammlung und Gewichtung
  • Entwicklung eines Kommunikations- und Schulungsplanes
  • Festhalten der nächsten Schritte und Initialisierung

Erweitertes Mehrwert-Angebot (Auszug)

Besprechungsmanagement und Konferenztechnik

Skype for Business bietet mit seiner Integration in die Konferenztechnik erhebliche Vorteile für die Kooperation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern. Eine intensive Einweisung in die Technik sorgt für reibungsfreie Abläufe und effektive Konferenzen.

Erreichbarkeitsszenarien und technische Umsetzung

Wie verfügbar jemand sein muss hängt stark von der jeweiligen Tätigkeit ab. Zwar ist Skype for Business hochgradig flexibel, allerdings ergeben sich hier auch eine Vielzahl von Möglichkeiten. Ergänzt werden diese dann noch durch technische Tools und Konfigurationen.

Webinare und Webcasts organisieren und durchführen

Im Grunde eine Standardfunktion, doch auf Grund der Multiplikatorenwirkung lässt sich ein großer Mehrwert dadurch erzielen.

Interkulturelle Zusammenarbeit

Wir haben Erfahrungen im asiatischen (China) und europäischen Kulturraum (NOR, PL, RO, A, CH, NL, B, …). Dabei gibt es zum Teil signifikante Unterschiede in der Art und Weise wie Trainings ablaufen und Akzeptanz für Anwendungen geschaffen werden kann. In jedem Fall ist es von Vorteil direkt vor Ort zu sein und in Interaktion mit den Teilnehmern zu gehen.

Die internationale Sprache ist Englisch

Organisieren von Teams mit „Teams“

Gerade die agilen Managementmethoden erfordern ein hohes Maß an Kommunikation und Koordination. Office 365 bietet Tools wie „Teams“, „Outlook“, „SharePoint“, „Planner“ oder „Yammer“.Ideen zu entwickeln und diese in die Organisation bzw. auch Selbstorganisation von Gruppen einzuführen, sorgt für Schnelligkeit, Flexibilität, aber auch Sicherheit im Umgang miteinander und mit der Führung.

Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Informationen

Die Nutzung von „Office 365“ im Browser, „OneDrive“, „OneNote“ oder vergleichbaren Office Elementen vereinfacht die gleichzeitige und eindeutige Nutzung von Informationen. Richtig in die Arbeitsprozesse integriert, reduziert sich der Aufwand drastisch und das bei verbesserter Qualität.

Sicher können wir diese Fälle noch viel deutlicher auf Ihr Geschäft zuschneiden.

 

 

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