“Ein Projektmanager ist jemand der glaubt, dass neun Frauen, ein Kind in einem Monat auf die Welt bringen können.”

Hier geht es sowohl um Arbeitsteilung, als auch um die Rolle des Menschen als “Resource”. Der richtige Einsatz von Menschen durch Management (und man sollte sich hier bewußt nicht nur auf Projekte beschränken) ist vielschichtig, systemisch und er folgt keinem Dreisatz oder itterativen Berechnungen.

  • Wenn ein Lkw 200 Kisten transportieren kann dann schaffen 2 Lkw’s 400. Das funktioniert.
  • Wenn aber ein Lkw 30l auf 100 km mit 80 km/h verbraucht ist es keineswegs so, dass 60l benötigt wenn er 160 fährt. Hier wird jeder den Kopf schütteln, denn welcher Lastwagen fährt schon 160km/h und selbst wenn, würde er, nicht exakt das Doppelte brauchen.

In kleinen Teams ist die Aufteilung von Arbeitspaketen kein Problem. Man weiß was die “Kollegen” so drauf haben. Die Kommunikation fällt leicht und man kann sich für die Tätigkeiten melden, die einem am meisten liegen. Hier kommt auch keine Software zum Einsatz, schließlich würde man hier mit Kanonen auf Spatzen schießen.

Technik die entgeistert

Von der technischen Unterstützung darf man sich hier nicht allzu viel erwarten. Niemand sollte dem Irrglauben verfallen, man brauche nur eine Software einzusetzen und alles wird gut. Es würde natürlich niemand zugegeben, aber Software und speziell Projektmanagement Tools werden gerne beschafft um Führungsschwächen auszugleichen,denn sie zeigen den Projektarbeitern was noch zu tun ist, man kann wunderbar hinterfragen wieso das Arbeitspaket wie “beschlossen” nicht fertig ist und auf den zeigen der sein Soll noch nicht erfüllt hat. 

Lineare Begründungen wie “Ich konnte das nicht fertigstellen, weil…”, gelten als fadenscheinig während die komplexen, dynamischen Ursachen nicht erkannt werden. In der Konsequenz würde dies den ursprünglichen Plan in Frage zu stellen, was immer ein mühsamer Prozess ist und den man gerne vermeiden möchte.

Organisation ist alles

Stellen wir uns die Küche eines kleinen Restaurants vor. Sieben Köche, je einer für Suppen, Salate und Nachspeisen. Der Rest kümmert sich um Fleisch, Beilagen und Gemüse, während der Chef für die richtige Qualität, den Einkauf, den Speiseplan und das gesamte Arangement sorgt 

Dass dies einer allein nicht schafft ist klar. Unsere glorreichen Sieben aber liefern alle geforderten Gerichte in der angemessener Zeit aus, so dass das Restaurant um rechtzeitig schließen kann. Dann wird noch eine Stunde aufgeräumt und geputzt und nachhause gegangen.

Doch wie sähe das mit 14 Köchen aus? Damit es keine Kollisionen gibt, müsste die Küche doppelt so groß sein und ebenso alle Gerätschaften zweifach vorhanden sein. Wenn wir aber nicht mehr Gäste in das Restaurant hinein bekommen, hätten diese doppelt so schnell zu essen um die nunmehr 200 gekochten Gerichte um die Öffnungszeiten einzuhalten. Das macht dermaßen wenig Sinn, dass es müßig ist darüber nachzudenken wie es wohl wäre 200 Köche in der Küche zu beschäftigen. Wenn man mal von einer Wette für “Wetten dass…” absieht.

Das Küchenbeispiel zeigt uns zweierlei Ansätze.

  1. Wir dürfen nicht die (Kunden-)Projekte den Möglichkeiten unserer Teams anpassen, sondern man muss sich gerade umgekehrt fragen: Welche Teamzusammensetzung erfordert das Projekt? Wir reden zwar oft von Matrixorganisationen, nutzen sie aber nicht. Ein Fehler, der nicht nur den Köpfen des Managements entsteht, sondern auch der inneren Einstellung von Mitarbeitern geschuldet ist. (“Ich bin eingestellt worden für…”.) Mein Tipp an die Mitarbeiter wäre hier, nicht nur dem Wortlaut des Arbeitsvertrages zu folgen, sondern sich auch zu hinterfragen. Worin bin ich gut? Wo liegt mein Herzblut? Mein Ratschlag an die Chefs ist, dies auch zuzulassen.
  2. Kleinere Teams sind häufig leistungsstärker als ein große. Die Mitglieder empfinden diese als überschaubarer, denn sie können die Ziele, Kompetenzen und Eigenheiten der Kollegen besser einschätzen. Schlussendlich bleibt daher für die Projektmitarbeiter mehr Zeit um sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren, statt auf irgendwelche Machtgerangel.

Es menschelt

Der Mensch ist der größte Risikofaktor, aber auch die beste Chance in diesem System. Die Qualität von führen und geführt werden, ist sehr stark abhängig von Befindlichkeiten. Die Menschen und ihre Beziehungen bringen immer eine Historie mit und selbst wenn wir jemanden zum ersten mal sehen, gehen wir das nie frei von Vorurteilen (Schubladendenken) an. Darin steckt aber auch die Möglichkeit durch Intuition und Erfahrung systemische Komplexität zu bewältigen, ohne sie zuvor bis ins Detail analysiert zu haben. Bei einigen klappt das ganz hervorragend, andere müssen das mehr oder weniger mühsam lernen. Glücklich darf sich derjenige schätzen, der einen Mentor hat (und diesen auch zulässt).

“Leben ist das, was passiert, 

während du eifrig dabei bist, 

andere Pläne zu machen.”

John Lennon

Fazit

Diese Gedanken sollen kein Plädoyer gegen Software zur Managementunterstützung sein. Sie hilft uns den aktuellen Zustand transparent zu halten und entlastet uns bei der Kommunikation und Kalkulationen. Sie darf aber auch keine Entschuldigung für eventuelle Fehler sein, denn das würde bedeuten, das nicht wir die Software, sondern die Software uns beherrscht. Wir müssen erkennen, ob die Werte die sich dahinter verbergen noch mit der Realität übereinstimmen. Dies zu gewährleisten ist Führungsaufgabe. Final geht es dann darum, den Schreibtischstuhl zurück zu rollen, aufzustehen und mit den Leuten zu reden. Sie zu unterstützen, über die Schulter zu schauen und nicht zu vergessen, auch mal auf diese zu klopfen.

Fallstrick: Management-Software

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